АО «ЗЭТА» сократило согласования между продажами, продактами и производством с трёх дней до одного часа после перехода с Trello и Slack на российский сервис YouGile. Для IT-руководителей и продуктовых команд это не история про очередную «замену западного софта», а вполне приземлённый кейс про ускорение согласований: когда инструмент убирает лишние звонки, переписки по мессенджерам и ручные уточнения, бизнес начинает двигаться заметно быстрее.
О своём опыте компания рассказала, как пишет Habr / Менеджмент, на примере работы двух производственных площадок и офисной команды. «ЗЭТА» работает на рынке с 1999 года, выпускает оборудование для прокладки и соединения кабеля, развивает бренды «Гофроматик» и НПП ЭРГ, а её производство находится в Новосибирске и Санкт-Петербурге. По словам коммерческого директора Юлии Райчук, в компании занято от 200 до 250 человек в зависимости от сезона, а в самой системе сейчас работает около 150 офисных сотрудников: топ-менеджеры, руководители и линейные специалисты.
До перехода схема выглядела знакомо любому, кто хоть раз пытался согласовать что-то через несколько отделов. Менеджер продаж звонил продакт-менеджеру, тот связывался с производством, директор по производству выстраивал цепочку уточнений, после чего ответ возвращался обратно по той же лестнице. На практике это могло растягиваться на три дня. После переноса коммуникации в групповые чаты внутри YouGile тот же запрос на срок изготовления продукции начали обсуждать в одном окне: директор по производству, логист, закупщик и другие участники видят сообщение сразу и отвечают там же. В результате ускорение согласований оказалось не косметическим, а кратным: с трёх дней до часа, то есть примерно в 24 раза.
Сам переход компания провела без интеграторов и длинного проекта внедрения. Систему в коробочной версии установил внешний системный администратор, а права доступа и первые доски, по словам Райчук, она настраивала сама. На всё ушло от недели до полутора. На старте купили 40–50 лицензий, позже масштабировали использование примерно до 150 человек. Для производственного бизнеса важен и выбор именно коробочной версии: данные остаются на собственном сервере, что для предприятия с внутренними согласованиями, клиентскими вопросами и коммерческой информацией выглядит не маркетинговым пунктом в чек-листе, а вполне рациональным требованием.
Контекст у этой истории тоже показательный. До YouGile в «ЗЭТЕ» успели попробовать Redmine, Битрикс24, а затем больше года работали в связке Trello и Slack. Redmine, по оценке компании, подошёл программистам, но оказался тяжеловат для обычных сотрудников. Битрикс24 не устроил жёсткой структурой и интерфейсом. Trello и Slack долго закрывали потребности команды благодаря простым доскам и понятной логике канбана, но по мере роста штата у компании возникли две типичные проблемы последних лет: стоимость лицензий стала ощутимой, а после 2022 года добавились сложности с оплатой зарубежных сервисов и зависимость от курса доллара. На этом фоне поиск визуально похожего российского решения без тяжёлого переобучения выглядел уже не вопросом патриотизма, а банальной операционной гигиены.
Отдельно интересен не только сам факт импортозамещения, но и то, как именно компания использует сервис. «ЗЭТА» не стала заталкивать в один инструмент всё подряд. Основные производственные и торговые процессы уже были отлажены в 1С: ERP, где ведутся производственные задания и аналитика. YouGile оставили для того, что плохо автоматизируется в ERP или требует живой координации: проектных задач, маркетинга, продаж, разработки новой продукции и оперативных согласований. Внутри системы сотрудники не обязаны педантично заполнять каждое поле карточки, а часть задач вообще рождается прямо в чате и за пару кликов превращается в поручение. Это важный момент для всех, кто внедряет новые процессы: формально идеальная система с десятком обязательных полей часто проигрывает той, в которой люди действительно работают каждый день.
Ещё один показательный эпизод связан с CRM-модулем. По словам Райчук, раньше у компании уже был куплен CRM-модуль в 1С, но продажи его не полюбили: тяжёлые отчёты, сложная логика и необходимость буквально подталкивать сотрудников к ведению воронки. В YouGile ситуация, по её словам, оказалась обратной: руководители сами начали использовать CRM и занесли туда около 200 клиентов. Для CIO и владельцев продукта здесь нет никакой магии. Если смежный отдел начинает пользоваться системой без административного нажима, значит интерфейс и сценарий попали в реальный рабочий ритм. Для большинства корпоративных инструментов это редкость и, возможно, более честная метрика, чем любой красивый слайд про цифровую трансформацию.
При этом кейс не выглядит рекламной открыткой без мелкого шрифта. Компания прямо перечисляет, чего ей не хватает: интеграции с 1С для синхронизации истории переписки с клиентами, более надёжного поиска по крупным проектам с десятками тысяч задач и файлов, а также статусов вроде «в отпуске» или «в командировке», чтобы не угадывать доступность сотрудника в штате на 200 человек. Но даже с этими ограничениями инструмент, судя по описанию, успел стать частью критической инфраструктуры офиса: за годы использования отключения происходили лишь тогда, когда в компании вовремя не продлевали лицензионный ключ, и именно эти эпизоды показали, насколько сильно команда завязала на сервис ежедневную работу. Для рынка это, пожалуй, главный вывод. В корпоративном ПО побеждает не тот, кто обещает «экосистему», а тот, кто реально сокращает путь от вопроса до ответа. Если российские сервисы смогут стабильно давать такой эффект без перегруза интерфейса и с нормальными интеграциями, ускорение согласований станет не частным успехом одной производственной компании, а новой базовой нормой для всего сегмента.